Arquitetos de software e a comunicação com executivos

Saber se comunicar bem com executivos é um skill essencial para profissionais que atuam ou desejam atuar como arquitetos de software. É esperado que o arquiteto saiba lidar com grande volume de informações detalhadas e seja coerente, claro e objetivo ao se comunicar com executivos.

Para arquitetos com formação estritamente técnica, se transformar em um “grande comunicador” é um desafio considerável porque eles tem uma tendência a querer analisar e pensar minuciosamente em todos os detalhes de um problema. Quando ocorre esse “mergulho” nos detalhes os arquitetos não percebem com clareza como o mundo exterior os percebem. Em um time técnico onde todos tem esse mesmo perfil, isso é natural e não é visto como problema, mas executivos entendem esse alto nível de detalhes como uma forma inadequada de se comunicar.

Cito abaixo alguns princípios e estratégias para arquitetos de software facilitarem a comunicação com executivos. Primeiro concentre-se nos princípios, depois nas estratégias e em seguida na abordagem para executivos.

Princípios de comunicação

• Escutar primeiro, falar depois - “Você tem dois ouvidos e uma boca, então ouça mais e fale menos. –Epictetus”;
• Estar presente - Concentre-se, evite distrações quando estiver se comunicando. Planeje-se. Por exemplo, se você for participar de uma reunião e for ficar com a cabeça em outro lugar, em última instância, não vá;
• Ser positivo - Concentre-se nos fatos e procure fornecer alternativas sem julgamentos emotivos. Procure não plantar sementes da incerteza.;
• Se desculpar o quanto antes - Lembre-se que você é um ser humano, ou seja, você pode eventualmente cometer erros. Se você passar informações incorretas ou de maneira inadequada, se desculpe o quanto antes e comunique as devidas correções de informação. Isso vai demonstrar que você se importa e que aquilo é realmente importante.;
• Evitar se concentrar sempre em imperfeições - Em reuniões de avaliação, por exemplo, muitas vezes as imperfeições que cercam o item avaliado começam a aparecer e isso gera um mal-estar. Procure não focar apenas nas críticas. Registre os pontos para referir mais tarde para não impactar o restante da reunião.

Estratégias de comunicação

• Preferir o sim ao não - “Como arquitetos, nós precisamos encontrar maneiras de dizer ‘sim’.”. Se um projeto ou tarefa não é viável explique porque e ofereça alternativas.
• Reservar os nãos para ocasiões especiais - Lembre-se que sempre existem alternativas. Na maioria das vezes, para excluir uma alternativa, você deve fornecer outras alternativas de como algo poderia ser feito (com os custos, riscos e benefícios de cada abordagem). Um Não seco deve ser a última alternativa.;
• Estabelecer confiança no processo de venda - “Como arquiteto, você precisa ser uma pessoa de vendas e como uma pessoa de vendas você precisa ser confiável.”;
• Evitar assumir uma posição defensiva - Muitas vezes, quando ouvimos coisas que não nos colocam em uma posição completamente positiva, procuramos formas de amenizar e colocar um toque mais positivo. Resista ao impulso de responder. Em vez disso, espere, e receba aquilo que está sendo dito. Depois se pergunte: Como posso aprender com o que esta pessoa está dizendo?;
• Receber feedbacks como sugestões de melhoria - Esclareça o feedback, entendendo o contexto, ouvindo e reiterando o que já foi dito como se fosse uma sugestão de melhoria e não como uma crítica apenas;

Comunicando com executivos

• Evitar surpreender executivos - Os executivos não gostam de surpresas, especialmente o tipo que eles precisam agir em um período muito curto de tempo, quando o número de opções restantes é pequeno e o resultado provável é que eles precisam comunicar uma mensagem ruim para o resto da organização.
• Preferir ser claro ao invés de completo - Como uma regra geral, a quantidade de informação pormenorizada necessária é inversamente proporcional ao nível da pessoa na organização. Em outras palavras, os desenvolvedores querem e precisam de uma quantidade enorme de informação para construir algo, enquanto um executivo terá apenas informações de alto nível (resumo) sobre um projeto durante uma reunião de status regular. Essa informação deve ser clara e concisa. Você precisa dar aos executivos a informação certa e fornecer o contexto apropriado, que consiste em obter mais informações de negócios e menos informação técnica.;
• Executivos se concentram na confiança, lealdade e consistência - Quando você está interagindo com executivos (especialmente os que têm a supervisão das áreas que trabalham), você precisa se concentrar em estabelecer e construir a confiança e lealdade. Para estabelecer isso, a informação tem de ser coerente: Você não pode contar uma história um dia e uma história totalmente diferente no dia seguinte. Concentre-se nos fatos de maneira sucinta e direta, reconhecendo que eles são pessoas ocupadas.

Apesar de serem direcionadas para arquitetos, acredito que essas dicas podem ser aplicadas por qualquer profissional técnico que queira se aprimorar nesse sentido.

Fonte: Livro 12 soft skills para arquitetos de software