Líderes de TI não terão sucesso em 90% dos projetos das áreas de negócios

Cerca de 90% das iniciativas de TI não serão bem-sucedidas nos próximos três anos por causa do aumento da complexidade do ambiente de negócios. O alerta é do Gartner, que recomenda que o departamento de tecnologia promova mudanças para gerar valor aos negócios de suas companhias.

“A TI precisa mover-se rapidamente para entregar a oferta de acordo com a demanda dos negócios”, afirmou Cassio Dreyfuss, vice-presidente do Gartner, durante o Symposium/ITxpo 2012, que abriu nesta segunda-feira (29/10) e se estende até quarta-feira, em São Paulo.

Dreyfuss observa que o atual cenário dentro das empresas é de indisciplina por conta das pressões que as empresas enfrentam para serem mais competitivas. Esse ambiente exige estímulos rápidos e a TI não está preparada para agir dentro da velocidade exigida pelos negócios.

Como exemplo disso, Dreyfuss menciona o atual organograma da TI estruturado em três áreas: desenvolvimento, produção e suporte, que engessa os gestores e sua equipe.

Esse modelo, segundo Dreyfuss, terá de ser revisto  para que a TI possa entregar valor aos negócios. Para que essa mudança aconteça, ele recomenda que os CIOs se apóiem no tripé: foco, conexão e liderança.

Para ter foco, os CIOs têm que ficar mais atentos com a oferta que entregam e procurar entender como podem alavancar os negócios. “O foco define estratégias de TI e ajuda a responder perguntas chaves do negócio”, destaca Dreyfyss.

O CIO tem entender como funcionam as conexões do mundo atual. Hoje as companhias não trabalham mais apenas com a sua cadeia de valor, mas com uma imensa rede de parceiros de negócios.

“A área de TI tem que olhar para fora. O CIO precisa saber como vai trabalhar com outros CIOs para ter sucesso nos negócios”, ensina o vice-presidente do Gartner.

Ao se relacionar com outros gestores, o CIO passa a praticar a colaboração. Esse modelo cria um processo de trabalho em rede que contribuiu para que ele alcance a liderança, acredita o Gartner.

A importância da comunicação durante o processo de gerenciamento de projetos

Em um projeto faz-se imprescindível que a boa e clara comunicação seja estabelecida de imediato, desde a concepção do briefing até durante cada etapa do projeto. Cabe ao profissional saber ouvir e ter a sensibilidade de entender o que o cliente quer sem qualquer análise anterior ou “achismos”. Ao primeiro contato faz-se necessário se abster de todo tipo de opinião e apenas ouvir o cliente. Feitoisso é chegada a hora de sanar qualquer dúvida e seguir adiante com o planejamento.

A prática evidenciada em um escritório e/ou agência ratifica a máxima dita por muitos autores especializados em gerenciamento de projetos: o responsável pela comunicação, interna e externa, é o gerente de projetos. E para que o ruído não esteja no meio do caminho, faz-se necessário o estabelecimento de um padrão, de um cronograma a ser seguido e, claro, de um planejamento, já pensando em prevenir uma possível falha na comunicação. Isto poderia causar atraso, gasto excessivo para o cliente e até uma interrupção total ou parcial do escopo.

O primeiro passo é identificar todos os envolvidos no processo para, em seguida, estabelecer as atribuições de cada um deles, como por exemplo: poderá haver dias em que o cliente terá que ficar ausente resolvendo outras questões, logo torna-se imprescindível repassar a responsabilidade e autonomia das decisões do determinado projeto a um segundo nome, este já pré-determinado. É preciso também entender todas as expectativas e necessidades de todas as partes envolvidas no projeto.

Sabe-se que a comunicação “ocupa cerca de 90% do tempo do gerente de projetos” e “afeta todas as partes interessadas”, por isso é recomendável que durante todo o processo, assim como as informações técnicas, os critérios de sucesso da equipe também devem ser transmitidos, seguindo com as determinações pré-estabelecidas pelo cliente com base em seu critério de prioridades.

É ainda no planejamento (plano de comunicação) que se define como será feita esta comunicação (seu formato e conteúdo), isto é, se será feita via telefone, email, intranet, como serão os tipos de relatórios internos, comunicados à imprensa etc, estando sob a responsabilidade de alguém da equipe previamente nomeado pelo gerente.

A frequência e a periodicidade com que é feita também se faz importante, principalmente pelo fato de dar um ritmo ao trabalho a medida que está sendo realizado. Outras questões como “se a aprovação de determinada solicitação poderá ser feita por e-mail, qual será a mensagem padrão para essa aprovação? Como e onde isso ficará arquivado?”. Tudo isso deve ser pensando antes de começar o esboço de qualquer projeto.

Para muitos clientes, não me atrevo a dizer ‘maioria’, isso pode soar como um exagero, mas ao longo de todo o processo ou ao final dele, verá que não é. Aconselha-se que esse tipo de padrão de comunicação deva ser empregado tanto em grandes quanto pequenos projetos, mesmo porque o que podem parecer meros “detalhes”, como confeccionar atas de reunião, emails oficiais, assinaturas eletrônicas e outros, pode por muitas vezes podem evitar dores de cabeça desnecessárias.

Por Mariana Costa, jornalista, assessora de comunicação, heavy user de redes sociais e gestora de mídias digitais. Atualmente, cursa pós-graduação em Gestão Estratégica de Marketing Digital.

Fontes: Textos de Letícia Bade; artigo “Gerenciamento da comunicação no projeto”, de Lilian Barrey; Livro “Conversação em rede”, de Raquel Recuero.