Pecados capitais na gestão de TI

Todo funcionário desenvolve alguns maus hábitos – talvez muitos – com o passar dos anos de trabalho. Os profissionais de TI não são exceção: eles perdem o foco, tiram conclusões precipitadas ou adiam tarefas que poderiam ser concluídas em minutos. São pecados capitais na gestão.

Não tem de ser assim. Segundo especialistas, identificar e compreender os costumes ruins no trabalho exige um pouco de reflexão sobre o assunto, o que pode trazer inúmeros benefícios. Ao parar para refletir e entender seus tropeços, os gerentes de TI podem melhorar não só a capacidade de trabalhar de forma produtiva, mas também a satisfação com o trabalho, afirma o consultor de negócios, Michael Ehling.

"A reflexão sobre os hábitos seria como um 'tempo de imersão" para pensar, sonhar, estudar, ponderar. Em vez de correr para apagar incêndios o tempo todo, você pode se concentrar no que é importante", diz Ehling, que tem formação em TI e treina executivos de tecnologia e gerentes. Segundo ele, a reflexão pode estimular os gerentes de tecnologia de "desenvolver hábitos mais construtivos que irão melhorar a produtividade e a eficiência."

A COMPUTERWORLD pediu que alguns profissionais de tecnologia "confessassem" seus piores hábitos de trabalho. Aqui você poderá ver alguns hábitos de trabalho considerados ruins e como os executivos planejam acabar com eles. Quem sabe você reconhecerá um pouco de si nas histórias.

Mau hábito: perder o foco

Gordon Jaquay não lida bem com as interrupções. Ele para o que está fazendo para responder perguntas de colegas de trabalho ou para lidar com um problema de tecnologia que surge. Depois, ele luta para voltar o foco na tarefa que estava executando. "Voltar à linha de pensamento depois de uma conversa e tentar encontrar onde você estava é difícil", diz o executivo, que é gerente de TI da Venchurs Inc., empresa com 125 funcionários localizada em Adrian, Michigan, nos Estados Unidos.

Profissionais de tecnologia podem encontrar distrações particularmente exaustivas, uma vez que normalmente executam - e preferem – tarefas que são lógicas e lineares, e, portanto, necessitam de períodos de tempo ininterruptos para serem concluídas.

Se os gerentes de TI mergulharem em seus trabalhos para evitar interrupções, eles podem passar aos colegas de outros departamentos a impressão de que não estão interessados no que está acontecendo com a empresa. E e então eles podem ficar de fora em tomadas de decisões-chave, no lançamento de iniciativas estratégicas ou ainda quando surgem oportunidades de progresso na carreira, diz Ehling.

Jaquay gostaria que as distrações não ocorressem, mas ele sabe que é uma meta difícil de ser alcançada. "Essa é a natureza das coisas em TI", diz. Em vez disso, ele está tentando se exercitar para voltar a se envolver o mais rápido possível – processo que ele descreve como uma questão de mentalidade do que um programa oficial de treinamento.

Ele acredita que ao conquistar maior disciplina mental vai se tornar mais produtivo e menos apto a se perder em detalhes. "Ao mudar o meu foco poderei melhorar significativamente o meu desempenho", diz ele.

Além disso, ele começou a bloquear o tempo em sua agenda para trabalhar em tarefas específicas – em vez de programar apenas seu tempo para reuniões. Porém, Jaquay ainda caracteriza a sua procura por uma melhor disciplina como "uma luta constante."

Mau hábito: tirar conclusões precipitadas

O gerente de TI da empresa de mineração Redmond sediada em Heber, no estado de Utah, Aaron Gabrielson, diz que muitas vezes começa a conceber a solução antes que ele conheça profundamente o problema. "Minha tendência é pular direto para a solução tecnológica sem ouvir o caso", diz ele, admitindo que esse hábito coloca seu departamento em risco já que poderá não atender completamente as necessidades dos negócios.

Nesse assunto, Gabrielson não está sozinho. O Conselho Executivo Corporativo (CEB), companhia de pesquisa e serviços de consultoria, estudou os hábitos individuais de CIOs altamente eficazes e também apurou algumas fraquezas.

Enquanto os departamentos de tecnologia, em geral, se dão bem nos aspectos práticos das tarefas de TI, muitos ainda não se comunicam de forma eficaz com a área comercial como deveriam, diz o diretor-executivo da prática de TI da CEB, Shvetank Shah.

Alguns profissionais de TI tendem a não ouvir direito e, em seguida, tomar decisões preciptadas. "Pesquisas mostram que as habilidades que faltam são comunicação e negociação", diz Shah.

Em vez disso, os gerentes de tecnologia devem compreender os drivers que estão por trás de um projeto e, dessa forma, contribuir com a expertise necessária para desenvolver soluções tecnológicas que atendem ao orçamento, à infraestrutura existente e às necessidades da empresa.

Com esse objetivo em mente, Gabrielson Redmond fez um curso no Instituto Internacional de Análise de Negócios, e está agora compartilha o que aprendeu com sete pessoas do departamento de TI da Redmond.

Ele sabia que seu departamento estava com dificuldades de compreender plenamente o lado comercial de um projeto. Mas "esse curso me fez perceber que a situação estava mais delicada", explica.

Por exemplo, uma unidade de negócios pode solicitar a ele a abertura de um site. Antes de executar o pedido, agora ele aprendeu a questionar o porquê antes de pensar sobre as opções de design. "O que eles realmente querem realizar?", questuona. "Construir um site não é um objetivo de negócios. Ganhar participação no mercado é um objetivo de negócio."

Nos próximos meses, Redmond começará um programa para garantir que os líderes das unidades de negócios e os gerentes de projetos analisem os casos antes iniciar um projeto.

Mau hábito: combater incêndios 24X7

O pior hábito de trabalho de Lorraine Spencer é sua tendência de se concentrar tanto no dia a dia como nas situações de emergência. Ela nunca tem tempo para pensar estrategicamente ou avançar em projetos de longo prazo. "Eu costumo ir de um incêndio para outro", diz Lorraine, gerente de TI da Johns Hopkins University, em Baltimore.

"É da natureza humana priorizar as emergências", afirma. "Se [os usuários] não podem fazer o seu trabalho, você tem de resolver o problema", diz Spencer, que dá suporte a 40 usuários.

Ainda assim, ela reconhece que sempre apagar incêndios diminui sua capacidade de reflexão, olhar para os sistemas de TI como um todo e determinar se os recursos de TI são gastos de forma otimizada.

Spencer acaba fazendo horas extras para atingir seus objetivos, mas teme que isso gere expectativas excessivas tanto para ela quanto para o grupo de funcionários de tecnologia.

"Os gerentes de TI tendem a ser pessoas que só rangem os dentes e fazem o que pedem, por isso a expectativa é a de que você pode fazer milagres o tempo todo", diz Spencer.

Spencer acredita que se tivesse mais tempo para analisar seus sistemas, ela teria menos crises para atender e mais tempo para completar tarefas agendadas, permitindo-lhe reduzir o tempo de horas extras.

Para que isso aconteça, segundo ela, é preciso mais treinamento do usuário final para que os funcionários possam resolver problemas mais simples sozinhos. O setor de TI poderia nomear alguém na equipe para tratar de assuntos urgentes enquanto outros trabalham em questões mais estratégicas. Spencer diz que seu departamento está trabalhando para colocar essa ação em prática.

Mau hábito: má administração do tempo

O gerente de TI da Effingham Hospital, Bart Hunter, admite que alguns de seus hábitos ruins estão relacionados com a gestão do tempo. Por um lado, ele diz que se concentra demais em projetos que ainda não recebeu autorização da direção para implementá-los.

Além disso, ele tende a adiar as pequenas tarefas que levariam apenas um ou dois minutos para serem concluídas – como lidar com a solicitação de troca de um toner ou inserir um atalho para o Word no desktop.

Hunter acredita que ele poderia resolver seus maus hábitos criando uma agenda, o que lhe permitiria completar mais tarefas no dia.

Ele reconhece que a utilização de uma agenda daria a ele uma visão geral de todas as tarefas de TI e permitiria ainda que ele classificasse as atividades com base na prioridade e para ter certeza de que os trabalhos mais críticos serão realizados.

Já Gabrielson, da Redmond, também admite a procrastinação – particularmente quando se trata de fazer a manutenção dos patches de segurança. "Às vezes o patch pode causar mais problemas do que soluções", diz ele, acrescentando que acredita que esse é um problema comum em TI.

Aqui, também, a tecnologia pode oferecer uma solução. Gabrielson diz que ele está de olho em pacotes de gerenciamento de patches que detectam, de forma automática, vulnerabilidades em aplicações e aplicam patches disponíveis sempre que necessário. "Ignoramos alguns Patch Tuesdays [correções mensais de segurança da Microsoft] no passado, e então tivemos de fazê-los todos de uma só vez para recuperar o tempo perdido."

A solução

Felizmente, os gerentes de TI podem aproveitar seus pontos fortes, superar os maus hábitos e substituí-los por outros melhores. O processo pode levar tempo, dizem especialistas, mas em geral trata-se de um tempo bem utilizado.

"Os gerentes de TI podem tirar proveito do senso de curiosidade e usar isso para, por exemplo, saber o que as pessoas envolvidas nos negócios realmente precisam, querem ou desejam da TI", diz o consultor Ehling. "Pode ser difícil no início, mas não é impossível, e os benefícios são muitos."

Bom hábito: falar com os altos escalões

O gerente de TI da Venchurs, fala diretamente com o CEO da empresa, Jeff Wyatt. Segundo ele, isso é bom, porque o força a compreender os negócios da empresa, assim como suas tecnologias e entender como um pode ajudar o outro. "Traduzir metas de TI e projetos é uma arte, mas é uma movimentação importante."

Jaquay tenta compartilhar esse bom hábito com sua equipe. Por exemplo, os membros da equipe de TI assistem às reuniões do projeto da empresa fora do seu departamento. Eles podem, por exemplo, participar de uma reunião de produção de fábrica para saber quais são os gargalos da área e o que será feito para minimizá-los.

Bom hábito: andar pelos corredores

Lorraine Spencer encontrou uma maneira de driblar seu mau hábito. "Eu não posso ficar sentada por muito tempo sozinha em meu escritório", diz a gerente de projeto da Johns Hopkins.

"Então, eu saio e falo com as pessoas com quem trabalho que não são de TI e descubro suas necessidades. As pessoas não podem vir até você e falar sobres os desfios da área", diz ela, "mas se você perguntar a eles, muitas vezes é possível encontrar maneiras de tornar a vida dos usuários mais fácil", completa.

"Fazemos um trabalho muito bom aqui, e nós estamos inseridos na equipe de gestão que participa de projetos, mas ainda há uma divisão", diz ela. Se andar pelos corredores pode ajudar a quebrar essas barreiras, então ela acredita que dessa forma poderá mudar o cenário e perder os maus hábitos.